协作平台

2012年10月19日,新四年研究院开始启用Trello作为团队协作平台。

随着新四年项目的进展,我们会有很多想法和项目会同时进行,我们在寻找一些合适的工具,来支持虚拟,业余,跨地域的开放协作。Trello.com是一个项目管理和团队协作工具。可以把邮件和各类零碎讨论,都整理在一起。

新四年研究院@Trello 主页
https://trello.com/fourteam

研究中心

下面是“研究中心”这个board的截图。

通过to do, doing, done等几个进度清单,我们可以对不同研究议题的进展一目了然。打开每个清单上的任意一个card,可以察看细节内容。

创想孵化

下面是“创想孵化”这个board的截图。

我们暂时将孵化过程分成三个阶段:to do, doing, done。执行流程如下:

1.收集创想:
在to do这个清单上,每个团队成员都可以纪录下自己的思想火花,每个card就是一个创想火花。然后大家可以来讨论。

2.进入孵化:
to do上的清单,讨论得大概差不多,符合2个条件: a. 符合新四年的远景,b. 至少有1个人愿意来启动这个创想;那么,就从to do那里移动到doing这里。这一轮的讨论围绕如何帮助这个创想制定一个行动计划,确立品牌,寻找咨询顾问和团队成员等等。

3.孵化成功:
doing阶段,发展到了设立独立的域名,有独立的团队之后,就算孵化一轮成功。放到done这里,同时创建一个独立的board。

例如:马特焕新和朋波派对都已经完成一轮孵化,现在各自都有一个独立的board。

马特焕新

下面是“马特焕新”这个board的截图。

大家会看到这个board上除了to do, doing, done之外,还有一个“马特创意”的清单。在每个board上,都可以创建多个清单,card可以在多个清单之间移动。例如,“马特创意”这个清单,就可以用来收集整理可以用来付诸实践的创意,大家可以在card上讨论,细化创意,以及推荐合适的行动人。

从流水到结构

电子邮件,微博等社交网络,信息内容都是按水流式的组织。时间一久(短则1周,长则半年等),我们就无法找到一些重要的信息。例如,关于某个工作任务的反反复复的讨论。因此,我们需要借助具有特定结构组织形态的工具,来帮助我们管理这些任务导向的信息和内容,简化我们大脑的任务,提高生产力。

Trello设计了四层结构:

– organization 机构,例如新四年研究院,一个用户可以参与多个机构。
– board 白板,把一些职能做成一个白板,例如“创想孵化”,“杭州工作站”
– list,清单。每个白板可以有多个list,默认是3个: to do, doing, done。清单里的卡片可以移来移去。
– card 卡片。每个清单上有多个卡片。默认卡片的形态是一条,点击打开之后,可以写详细说明,可以讨论,可以带上附件。

Trello除了是一个工具之外,也是一个社交网络。在这里,大家除了参与新四年研究院的项目,可以开设自己的项目,设立自己才有权限查看的私有的board。也可以同时参与其他的公益项目。这样在这里,你会认识到很多的行动者。可以事半功倍地参与各自的公益实践。借助设计精良的工具,我们可以将有限的业余时间充分地利用起来,将个人的社会价值最大化。

新四年研究院的boards大部分都设置为公开浏览,欢迎大家分享我们的board给你们的朋友。欢迎注册Trello,参与我们的团队协作。

更新于2012年10月23日